Auf dieser Seite gibt EROMM eine Zusammenfassung der Kerninhalte von Datensätzen von Master-Sekundärformen, die mit dem Ziel des Bestanderhalts hergestellt werden. Dies ist kein Regelwerk, sondern ein Überblick über das, was alle nationalen oder internationalen Katalogisierungsregeln berücksichtigen müssen.

Im letzten Jahrzehnt des vergangenen Jahrhunderts wurde internationaler Konsens hinsichtlich der Beschreibung von Master-Sekundärformen erreicht. Internationale bibliographische Formate für das elektronische Katalogisieren wie UNIMARC, INTERMARC und MARC21, aber auch die meisten bibliographischen Formate, die in moderner Katalogsoftware gebraucht werden, können die Kerninhalte abbilden, die in einem solchen Datensatz notwendig enthalten sein müssen. Dennoch kann unzureichende Kenntnis dieser Kerninhalte dazu führen, daß wichtige Informationen ausgelassen werden. Möglichst vollständige Angaben sind jedoch erforderlich, wenn die Entscheidung getroffen werden muß, ein Buch erneut zu digitalisieren oder zu mikroverfilmen, oder, besser, die Wiederholung andernorts geleisteter Arbeit zu unterlassen und stattdessen ein anderes Buch auszuwählen.

NEU: Empfehlungen zur Erfassung von layoutgetreuen Digitalisaten (digitale Master)

Das einfachste ist, ein Duplikat des vorhandenen Datensatzes der Buchvorlage herzustellen. Die bibliographische Identifizierung des Originals (inkl. Ausgabe und Jahr der Veröffentlichung) ist eine Grundvoraussetzung. Aber auch die als Vorlage gebrauchte physische Einheit ist von Bedeutung. Auch wenn sich die bibliographische Beschreibung nicht unterscheidet kann das Exemplar einer Bibliothek in mehr als einer Hinsicht vom Exemplar einer anderen verschieden sein. Daher müssen die exemplarspezifischen Angaben (inkl. Standort und Signatur, ggf. auch Erhaltungszustand) in den neuen Datensatz übernommen werden. Wird die Vorlage nach der Konversion vernichtet, soll dies gesagt werden.

Es gibt verschiedene Typen von Sekundärformen, hier konzentrieren wir uns auf den Master oder genauer auf den Master der ersten Generation. Das ist die Sekundärform, die direkt von der Vorlage ohne Zwischenstufe hergestellt wird. Sie muß ‘layoutgetreu’ das Abbild der originalen Vorlage enthalten. Nur das getreue Abbild ermöglicht den unzweideutigen Bezug auf das Werk in der Forschung und kann das auf Papier gedruckte oder handgeschriebene Original für die meisten Leser ersetzen.

Bei Mikroformen unterscheiden wir

• den Mutterfilm und Master der ersten Generation (preservation master),
• den Master der zweiten Generation (printing master),
• und die Lesekopie der dritten Generation.

EROMM akzeptiert Datensätze für den Mutterfilm und Master der ersten Generation. Datensätze für Printing Master (zweite Generation) können hilfsweise angenommen werden, wenn Informationen zum Master der ersten Generation nicht vorliegen.

In ähnlicher Weise werden bei Digitalen Formen unterschieden

• die Dateien, die aufgrund der Vorlage durch Scannen entstehen (erste Generation); solche Dateien werden archiviert und periodisch aufgefrischt (siehe unten).
• Alle weiteren Dateien, die als Derivate von den archivtauglichen Dateien hergestellt werden, können sehr unterschiedliche Formate haben, das sich ganz nach der Nutzungsart richtet (Zugriff im Web, lokale Nutzung in hoher Qualität, Ausdruck usw.). Bei diesen Derivaten von ‘zweiter Generation’ zu sprechen, ist irreführend. Um die fortlaufenden Änderungen bei Hardware und Software zu überbrücken, ist es notwendig die archivtauglichen Dateien von Zeit zu Zeit in neue Formate zu migrieren, sie ‘aufzufrischen‘. Dies ist mehr als nur ein Klonen der ersten archivtauglichen Dateien.
  Diese migrierten archivtauglichen Dateien können mit Recht Masterdateien der zweiten Generation genannt werden. Verlustfreie Migration ist immer das Ziel, aber gewisse Veränderungen sind dabei unvermeidbar.

EROMM akzeptiert Datensätze für die Masterdateien der ersten Generation. Dateien der zweiten und von weiteren Generationen werden angenommen, wenn diese archivtaugliche Masterdateien sind, die zur Migration in neue Hard- und Softwareumgebung hergestellt wurden.

Lesen Sie mehr über Akzeptierte Mikroformen (Englisch)
Akzeptierte Digitale Formen (Englisch)

In manchen Fällen sind Bibliotheken oder Archive verantwortlich für die Erstellung und Publikation von Sekundärformen, in anderen sind kommerzielle Verlage die Urheber oder teilen sich diese Rolle mit den Einrichtungen, die die Buchvorlage besitzen. Die Urherberschaft einer Sekundärform zu kennen, kann wichtig sein, wenn es darum geht Zugriff zu erhalten oder rechtliche Fragen zu klären.

Die Angabe zum technischen Hersteller einer Sekundärform kann Kundigen auf diesem Gebiet etwas über deren vermutete Qualtität sagen. Enthält ein Datensatz keine Angabe zum Hersteller, wird vorausgesetzt, daß der Urheber auch die Herstellung übernommen hat.

Bei der großen Geschwindigkeit technologischer Neuerungen ist auch das Jahr der Produktion ein Anhaltspunkt für die bei der Herstellung vermutlich eingesetzte Technik.

Die archivtaugliche Sekundärform besitzt die höchste Qualität im Vergleich zu allen davon hergestellten Kopien. Sie wird in einer Umgebung gelagert, die sicher stellt, daß sie größte Lebensdauer erreicht.

Es ist entscheidend, nachzuweisen, wo und unter welcher Signatur die Master-Sekundärform (Mikroform oder Datenträger der Digitalen Form) aufzufinden ist.
Bei digitalen Sekundärformen ist die Konzentration auf Zugänglichkeit (im Web) vorherrschend. Deshalb werden diese Angaben oftmals vernachlässigt. Zwar können gegenwärtig die meisten Hersteller oder Urheber sagen, wo sie die achivtauglichen Dateien gespeichert und auf Datenträgern gelagert haben (meist optische Speicherplatten oder Magnetbänder). Aber nach zehn Jahren oder mehr wird dieses Wissen nicht mehr so leicht reproduzierbar und die hierzu vorliegenen Aufzeichnungen oder Register nicht mehr aktuell sein. Deshalb sollen Aufbewahrungsort und Signatur von vornherein im Datensatz stehen.

Lesen Sie mehr über die Lagerung von Mikroformen (Englisch)
Speicherung von Digitalen Formen (Englisch)

Die technischen Merkmale (materialspezifische Angaben) der Master-Sekundärform können in einer Fußnote angegeben werden. Dies wird in der Sprache des Katalogisierers und in heute üblicher Terminologie erfolgen.

Um hier Unabhängigkeit von Sprache und sich ändernder Terminologie zu erreichen, sind international verbindliche Codes vereinbart worden (MARC21 #007h and #007c and UNIMARC #130 and #135). Sie enthalten die notwendigsten allgemeinen Angaben.

Die Codes für MARC21, UNIMARC und (provisorisch) MAB können Sie hier auf einfache Weise bestimmen:
Select codes for the physical features of the microform surrogate
Select codes for the physical features of the digital surrogate

Der Bestandserhalt durch Konversion von ursprünglich auf Papier gedruckten, gezeichneten oder geschriebenen Werken macht nur Sinn, wenn der Forscher und Leser Zugriff auf die Sekundärform erhält.

Datensätze in der EROMM-Datenbank von europäischen und von den wichtigsten amerikanischen Partnern enthalten die Information, wo Kopien erhältlich sind. Die Bestellung oder Bitte um Information kann direkt von der Vollanzeige des Datensatzes aus erfolgen.

Europäische Bibliotheken pflegen ihre bei EROMM gemeldeten Kontaktdaten (EMail und URL der Reproduktionsdienste) selbst:
Hier können Sie Ihre Daten ansehen und bearbeiten.

In den meisten Fällen sind digitale Ressourcen im Web erreichbar, entweder kostenfrei oder durch Subskription. Der Webzugriff sollte auf dauerhaften Identifikatoren beruhen (persistent identifiers). Der EROMM-Datensatz enthält den Link.

Wo kein Webzugriff sondern Kopien auf CD-ROM oder in anderer Form angeboten werden, kann die Bestellung über den EROMM-Datensatz erfolgen (siehe 3.1).